Day 27 - Menyisakan Input 3 Ordner dan Menemani Kegiatan Observasi Kearsipan Bersama Mahasiswa KID UNAIR Angkatan 2024 - 10 Juni 2026

 

LOGBOOK HARIAN PKL

1. Tanggal Kegiatan: 10 Juni 2026

2. Hari: Rabu

3. Unit Kerja/Bagian:

Balai Diklat Industri Surabaya

4. Jam Kegiatan:

07.30 – 16.00 WIB

5. Uraian Kegiatan:

Pada hari ke-27 pelaksanaan PKL, saya masih melanjutkan proses penginputan arsip SPM (Surat Perintah Membayar) dan SPK (Surat Perjanjian Kerja/Kontrak) dari arsip transit ke dalam spreadsheet daftar arsip inaktif. Pekerjaan ini telah saya kerjakan secara bertahap selama kurang lebih dua minggu terakhir dan saat ini sudah memasuki tahap akhir penyelesaian.

Selain mengerjakan pendataan arsip, pada hari ini saya juga mendampingi mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital UNAIE angkatan 2024 yang melakukan kunjungan observasi ke Balai Diklat Industri Surabaya. Kunjungan tersebut berkaitan dengan pengamatan mengenai pelaksanaan audit kearsipan serta penerapan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) di lingkungan instansi.

Selama kegiatan observasi berlangsung, saya membantu memberikan gambaran umum mengenai aktivitas yang sedang dilakukan di unit kearsipan, khususnya terkait proses inventarisasi, pendataan arsip inaktif, serta pengelolaan arsip yang sedang dipersiapkan untuk kebutuhan pengawasan kearsipan. Di sela kegiatan tersebut, saya tetap melanjutkan proses input data arsip ke spreadsheet.

Hingga akhir kegiatan, progres pendataan arsip menunjukkan perkembangan yang sangat baik. Jumlah ordner yang sebelumnya masih cukup banyak kini berhasil berkurang hingga hanya tersisa tiga ordner yang belum selesai diinput. 

6. Hasil yang Dicapai:

• Melanjutkan penginputan arsip SPM dan SPK ke dalam spreadsheet.
• Berhasil mengurangi jumlah ordner yang belum diinput hingga tersisa tiga ordner.
• Mendampingi mahasiswa Kearsipan dan Informasi Digital angkatan 2024 dalam kegiatan observasi.
• Menambah pemahaman mengenai audit/pengawasan kearsipan dan SKKAAD.
• Membantu menyiapkan data arsip yang akan digunakan dalam kegiatan pengawasan kearsipan.

7. Kendala yang Dihadapi:

Harus membagi fokus antara penyelesaian pekerjaan arsip dan pendampingan kegiatan observasi mahasiswa sehingga membutuhkan pengaturan waktu yang lebih baik.

8. Solusi yang Dilakukan:

Menyusun prioritas pekerjaan, menyelesaikan pendataan arsip secara bertahap, serta memanfaatkan waktu luang di sela kegiatan observasi untuk tetap melanjutkan progres input data.

9. Refleksi Pembelajaran:

Hari ini saya belajar bahwa pekerjaan arsip tidak hanya berkaitan dengan pengelolaan dokumen, tetapi juga menjadi bagian penting dalam proses pengawasan kearsipan suatu instansi. Saya juga memperoleh pengalaman dalam berbagi informasi kepada mahasiswa KID UNAIR yang sedang melakukan observasi serta memahami pentingnya kesiapan data arsip dalam mendukung kegiatan audit atau pengawasan kearsipan.