Day 14 - Penilaian dan Penyusutan Arsip di Sheets - 19 Mei 2026

 

LOGBOOK HARIAN PKL

1. Tanggal Kegiatan: 19 Mei 2026

2. Hari: Selasa

3. Unit Kerja/Bagian: Balai Diklat Industri Surabaya

4. Jam Kegiatan: 07.30 – 16.00 WIB

5. Uraian Kegiatan:

Pada kegiatan PKL hari ini, saya melanjutkan proses pengisian daftar isi berkas arsip inaktif, khususnya untuk arsip dengan klasifikasi HK (Hukum). Kegiatan dilakukan menggunakan spreadsheet yang sebelumnya sudah digunakan untuk mendata arsip inaktif dari berbagai klasifikasi.

Sejak pagi, saya mulai memeriksa berkas arsip hukum satu per satu, kemudian menginput serta melengkapi data yang masih belum tercatat. Informasi yang dicatat meliputi kode klasifikasi, uraian berkas, kurun waktu arsip, nomor surat, jumlah item arsip, hingga lokasi penyimpanan arsip tersebut. 

Selain melakukan input data, hari ini saya juga diberi tugas tambahan untuk menandai arsip yang tidak dimusnahkan atau masih memiliki nilai guna permanen. Penandaan dilakukan menggunakan warna biru pada bagian tertentu di spreadsheet agar arsip yang harus dipertahankan dapat langsung dikenali dengan mudah. Kemudian, setelah ditandai warna biru, saya akan memindahkan ke sheets Daftar Tidak Musnah. Dengan begitu, sistem penandaan warna juga membantu mempermudah identifikasi dan pengambilan keputusan dalam proses penyusutan arsip.

Menjelang akhir kegiatan, sebagian besar daftar isi berkas klasifikasi HK berhasil diperbarui dan diberi penandaan sesuai status retensinya.

6. Hasil yang Dicapai:

• Melanjutkan pengisian daftar isi berkas arsip klasifikasi HK (Hukum).

• Berhasil memperbarui data arsip inaktif pada spreadsheet.

• Memberikan penandaan khusus pada arsip yang tidak dimusnahkan.

7. Kendala yang Dihadapi:

Beberapa arsip memiliki informasi dan retensi yang berbeda-beda sehingga perlu dicek kembali sebelum diberikan penandaan status penyimpanannya.

8. Solusi yang Dilakukan:

Mencocokkan data dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kemenperin Tahun 2022, memeriksa kembali dokumen fisik, serta berkonsultasi dengan arsiparis ketika menemukan keraguan terkait status arsip (contohnya Surat Keterangan Pergantian Penamaan Balai Diklat Industri Tahun 2002).

9. Refleksi Pembelajaran:

Hari ini saya belajar bahwa proses penyusutan arsip memerlukan ketelitian dalam menentukan status akhir suatu dokumen. Tidak semua arsip dapat dimusnahkan karena beberapa memiliki nilai hukum dan informasi penting yang harus tetap dijaga keberadaannya.