Day 13 - Pengisian Daftar Isi Berkas Arsip Inaktif - 18 Mei 2026

 

LOGBOOK HARIAN PKL

1. Tanggal Kegiatan: 14 Mei 2026

2. Hari: Kamis

3. Unit Kerja/Bagian: Balai Diklat Industri Surabaya

4. Jam Kegiatan: 07.30 – 16.00 WIB

5. Uraian Kegiatan:

Pada kegiatan PKL hari ini, saya kembali melaksanakan pekerjaan administrasi kearsipan dengan fokus pada pengisian daftar isi berkas arsip inaktif. Kegiatan dilakukan menggunakan spreadsheet sebagai media pendataan utama untuk mencatat informasi arsip secara lebih sistematis dan mudah diakses kembali.

Sejak pagi, saya mulai memeriksa arsip inaktif yang sudah diberkaskan sebelumnya, kemudian mencocokkan informasi yang ada pada dokumen fisik dengan format daftar isi berkas yang tersedia di komputer. Data yang saya input meliputi kode klasifikasi arsip, uraian berkas, kurun waktu, nomor surat, jumlah item arsip, hingga keterangan lainnya yang berkaitan dengan isi dokumen.

Dalam proses ini, saya banyak menangani arsip administrasi yang berkaitan dengan kegiatan dan dokumen keuangan instansi. Saya harus memastikan bahwa seluruh data yang dimasukkan sudah sesuai dengan isi berkas agar tidak terjadi kesalahan pencatatan. Selain itu, saya juga melakukan pengecekan ulang setelah input selesai untuk memastikan tidak ada data yang terlewat ataupun tertukar antarberkas.

Menjelang akhir kegiatan, beberapa data arsip berhasil diinput dan dirapikan pada spreadsheet daftar arsip inaktif. Saya mulai merasa lebih terbiasa membaca struktur data kearsipan dan memahami pola administrasi yang digunakan di record center Balai Diklat Industri Surabaya.

6. Hasil yang Dicapai:

• Memahami struktur pendataan arsip secara lebih rinci.

• Menambah ketelitian dalam proses input data arsip.

• Membantu penataan administrasi arsip agar lebih sistematis.

• Meningkatkan pemahaman mengenai pentingnya metadata arsip dalam proses temu kembali dokumen.

7. Kendala yang Dihadapi:

Beberapa arsip memiliki informasi yang cukup detail sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk pengecekan dan input data.

8. Solusi yang Dilakukan:

Melakukan pengecekan data secara bertahap, membaca isi dokumen dengan teliti, serta memeriksa kembali hasil input sebelum disimpan.

9. Refleksi Pembelajaran:

Ketelitian dalam mencatat informasi arsip sangat dibutuhkan agar dokumen dapat ditemukan kembali dengan cepat dan akurat.