Day 08 - Melanjutkan Input Arsip Inaktif ke Usul Musnah Sesuai JRA - 07 Mei 2026

 

Gambar 1.1 Hasil Pengerjaan Saya (Tangkapan layar kiri berisikan Daftar Usul Musnah. Tangkapan layar kanan berisikan Daftar Inaktif yang dipindahkan ke Daftar Usul Musnah).

LOGBOOK HARIAN PKL

1. Tanggal Kegiatan: 07 Mei 2026

2. Hari: Kamis

3. Unit Kerja/Bagian: Balai Diklat Industri Surabaya

4. Jam Kegiatan: 07.30 – 16.00 WIB

5. Uraian Kegiatan:

Pada hari kedelapan PKL, saya kembali melanjutkan kegiatan pengelolaan arsip inaktif yang ada di record center. Fokus pekerjaan hari ini adalah melakukan proses identifikasi dan pemindahan data arsip inaktif yang sudah habis masa retensinya untuk dimasukkan ke dalam daftar usul musnah arsip.

Kegiatan dimulai dengan membuka data arsip inaktif yang sebelumnya telah disusun berdasarkan kode klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Saya kemudian mencocokkan kembali data tersebut dengan ketentuan retensinya untuk memastikan bahwa arsip memang sudah layak dipindahkan ke tahap usul musnah. 

Setelah dipastikan sesuai, saya mulai memindahkan data arsip ke dalam format daftar usul musnah pada spreadsheet. Data yang dimasukkan meliputi kode klasifikasi, uraian berkas, kurun waktu arsip, hingga informasi item arsip yang terdapat di dalam berkas tersebut.

Selain menginput data, saya juga memeriksa kembali kesesuaian antara arsip fisik dengan data digital yang ada di sheets agar tidak terjadi perbedaan informasi. Proses crosscheck ini membantu memastikan bahwa arsip yang akan diusulkan musnah benar-benar ada dan sesuai dengan data administrasi yang dimiliki record center.

Menjelang akhir kegiatan, sebagian arsip inaktif berhasil dipindahkan ke daftar usul musnah dan data yang ada menjadi lebih terstruktur. 

6. Hasil yang Dicapai:

• Berhasil memindahkan data arsip inaktif ke daftar usul musnah.

• Memastikan kesesuaian antara arsip fisik dan data digital.

• Melatih ketelitian dalam proses klasifikasi dan pendataan arsip.

7. Kendala yang Dihadapi:

Beberapa data arsip memiliki informasi yang cukup banyak sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk dicek dan dipindahkan ke format usul musnah.

8. Solusi yang Dilakukan:

Melakukan pengecekan data secara bertahap, mencocokkan dengan dokumen arsip fisik, serta meminta arahan arsiparis ketika menemukan data yang kurang jelas.

9. Refleksi Pembelajaran:

Hari ini saya belajar bahwa proses usul musnah arsip memerlukan tanggung jawab dan ketelitian yang tinggi karena berkaitan dengan penghapusan dokumen organisasi.