Day 03 | Rabu Berseri dan Pengisian Daftar Isi Berkas | 29 April 2026

 

LOGBOOK HARIAN PKL

1. Tanggal Kegiatan: 29 April 2026

2. Hari: Rabu

3. Unit Kerja/Bagian: Balai Diklat Industri Surabaya

4. Jam Kegiatan: 07.30 – 16.00 WIB

5. Uraian Kegiatan:

Hari ketiga kegiatan PKL menjadi pengalaman yang sangat berkesan karena saya lebih banyak terlibat langsung dalam praktek kearsipan di lapangan. Sesuai agenda yang telah disampaikan sebelumnya, hari ini dilaksanakan kegiatan Rabu Berseri yang berfokus pada penataan dan penyusutan arsip di setiap unit kerja.

Kegiatan dimulai dengan mendatangi beberapa unit kerja untuk membantu membersihkan serta menata keseluruhan arsip yang ada di ruangan masing-masing. Saya ikut berperan dalam memilah dokumen antara arsip yang masih digunakan dan arsip yang sudah tidak dipakai lagi. 

Arsip yang masih memiliki nilai guna dan masih diperlukan dalam kegiatan kerja kemudian dipersiapkan untuk dipindahkan ke record centre. Sementara itu, arsip yang sudah tidak memiliki kegunaan lagi akan diproses ke tahap usul musnah sesuai prosedur ANRI yang berlaku. Saya mendapat penjelasan bahwa kegiatan ini masih akan berlanjut pada tahap berikutnya, yaitu praktik penyusunan daftar arsip usul musnah sebagai bagian dari proses penyusutan arsip secara resmi, yang juga akan menjadi proses pembelajaran saya.

Setelah waktu istirahat, saya kembali mendapatkan tugas berupa membantu mengisi daftar isi arsip berkas. Dalam kegiatan ini, saya mencatat keseluruhan uraian item, berkas seperti biasa yang dibutuhkan agar arsip mudah ditemukan kembali ketika diperlukan. Saya juga mengetahui bahwa Balai Diklat Industri Surabaya memiliki record centre digital yang tersimpan di komputer, serta dilengkapi cadangan data pada beberapa media penyimpanan lain sebagai bentuk antisipasi kehilangan data.

Hasil dari kegiatan Rabu Berseri cukup terasa secara langsung. Beberapa unit kerja terlihat menjadi lebih rapi, lega, dan nyaman untuk digunakan bekerja karena arsip-arsip yang sebelumnya menumpuk sudah berhasil dipilah dan ditata kembali dengan baik.

6. Hasil yang Dicapai:

• Memperoleh pengalaman praktwk langsung dalam kegiatan pemilahan arsip.

• Membantu pengisian daftar isi arsip berkas.

• Melihat dampak positif penataan arsip terhadap kenyamanan ruang kerja.

7. Kendala yang Dihadapi:

Jumlah arsip di beberapa unit kerja cukup banyak sehingga proses pemilahan membutuhkan ketelitian dan waktu yang lebih lama. Contohnya, banyak item arsip yang seharusnya sudah musnah dan sudah tidak digunakan (contoh, arsip surat undangan tahun 2016 - 2019) masih disimpan. Kemudian, masih banyak juga arsip copy dan duplikasi yang sangat banyak dan membutuhkan waktu yang lama.

8. Solusi yang Dilakukan:

Bekerja secara bertahap, mengikuti arahan arsiparis, serta memeriksa dokumen satu per satu agar proses sortir tetap rapi dan tepat.

9. Refleksi Pembelajaran:

Hari ketiga memberikan pengalaman nyata bahwa pekerjaan arsiparis sangat penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang tertib dan efisien. Saya belajar bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar menyimpan dokumen, tetapi juga menata informasi agar mudah diakses, aman, dan mendukung produktivitas BDI.